Que vous soyez à votre compte ou salarié d’une entreprise, un voyage d’affaires nécessite une certaine organisation. De la planification des réunions au choix de l’hôtel, en passant par la réservation des transports, nous vous livrons quelques conseils pour organiser un voyage d’affaires.
Prendre en compte toutes les contraintes du voyage d’affaires
Votre patron vous a confié l’organisation du prochain voyage d’affaires ? Pour être sûr de ne rien oublier et de réussir ce déplacement professionnel, il faut commencer par faire un point sur tous les éléments et les contraintes à prendre en compte avant de partir.
Quel est l’objectif de ce voyage professionnel ?
En déterminant l’objectif du voyage d’affaires, vous serez en mesure d’effectuer les bonnes démarches : réserver une salle de réunion ou une place pour un salon professionnel, organisez les rendez-vous, choisir les lieux, les jours et les dates…
Quelle est la destination du déplacement professionnel ?
En fonction de la ville ou du pays de destination, vous pourrez réserver le transport (aéroport ou gare à proximité), choisir l’hôtel et les salles de travail, anticiper la restauration, et éventuellement prévoir les temps libres entre deux journées d’affaires. Vous pourrez aussi prévoir le décalage horaire, le temps de trajet et le type de transport (avion, voiture, train…), l’adaptation aux coutumes et à la monnaie locale, le type de vêtements à emporter et les documents administratifs à prévoir.
Quels sont la durée et le budget du voyage d’affaires ?
La gestion des voyages d’affaires de 2 jours ne s’organise pas de la même manière que pour un séjour plus long. De la même manière, l’enveloppe budgétaire ne sera pas la même. Disposer des informations sur la durée et le budget permettra d’optimiser le temps et de gérer les dépenses pour gagner à la fois du temps et de l’argent.
Quelles sont les exigences du professionnel qui part en voyage ?
Prenez également le temps de connaître les attentes de la personne qui va voyager. Cela vous permettra de déterminer le standing de l’hôtel et les options, par exemple. Essayez de savoir s’il veut réserver un restaurant, prendre le petit-déjeuner à l’hôtel, ou encore s’il a une préférence pour la place dans l’avion ou le train. Si la personne a l’habitude de voyager pour le travail, demandez-lui s’il dispose d’un abonnement, des cartes de fidélité, ou encore des habitudes d’hébergement pour son séjour.
Anticiper les réservations de transports et d’hébergement
L’hébergement et le transport représentent la plus grosse enveloppe dans le budget d’un séjour d’affaires. En fonction de la destination, cela peut aussi être un sacré défi, et les réservations doivent être anticipées au maximum. Il vous faudra alors trouver les transports et les hébergements les plus économiques, pour limiter les frais de déplacement et de séjour, mais aussi respecter l’enveloppe budgétaire.
La gestion des déplacements
En fonction des différents espaces de travail et de rencontre prévus lors du séjour d’affaires, il vous faudra trouver les modes de transport les plus adaptés et les plus pratiques. Prenez le temps de repérer les différents lieux de rencontre, afin de trouver l’aéroport ou la gare ferroviaire la plus proche. Si le trajet se fait en voiture, veillez à vérifier que les voyageurs d’affaires n’auront pas de difficulté de stationnement.
Enfin, il vous restera à gérer la réservation des billets d’avion auprès de la compagnie aérienne, du billet de train, ou de la location de voiture. Pensez également à déterminer le niveau de confort du voyage (classe affaires, seconde classe…).
N’oubliez pas de tenir compte des temps de trajet et des éventuelles correspondances, pour assurer un voyage confortable et optimisé.
La réservation de l’hôtel
Une fois le transport organisé, il vous faudra choisir et réserver l’hébergement. Là encore, il faudra tenir compte des différents lieux de travail, afin de limiter les temps de trajet entre l’hôtel et les bureaux. Mais ce n’est pas le seul critère à prendre en considération :
- Quel est le niveau de confort attendu (hôtel 4 étoiles, appartement…) ?
- Combien de personnes logeront dans la même chambre ?
- L’entreprise a-t-elle une politique de voyage incluant un accord avec une chaîne d’hôtels ?
- Le professionnel dispose-t-il d’une carte de fidélité dans un établissement ?
La réussite d’un voyage d’affaires réside ensuite dans les petits détails. Pensez à vous renseigner sur les options (bagagerie, petit-déjeuner…), afin d’anticiper les notes de frais supplémentaires et la perte de temps inutile.
Bon à savoir : pour limiter au maximum les dépenses professionnelles lors de l’organisation de voyages d’affaires, il est toujours plus intéressant de réserver directement sur le site officiel de l’hôtel, plutôt que de passer par des agences de voyages en ligne. En effet, ces OTA prennent une marge importante à chaque réservation, ce qui fait gonfler les prix.
Réunir tous les documents nécessaires à votre séjour d’affaires
Une fois que tout est réservé, il vous faudra être organisé pour ne rien oublier. Il est alors fortement recommandé de réunir tous les justificatifs et documents professionnels et personnels qui seront nécessaires pour voyager sereinement.
Selon le moyen de transport, pensez alors à vous munir de votre pièce d’identité et/ou de votre passeport, ainsi que de vos billets d’avion ou de train. En fonction du pays de destination, vous devez peut-être aussi disposer d’un visa, auquel cas il faudra anticiper la demande avant votre mission professionnelle.
Conseils pratiques : réunissez tous vos documents dans une pochette, afin de les retrouver facilement. Et pour encore plus de sécurité, nous vous recommandons de conserver une copie de vos documents sur un support numérique, voire plusieurs. Cela pourrait être particulièrement utile en cas de perte de votre pochette !
Enfin, dans le cadre d’un voyage d’affaires, il est toujours opportun d’avoir des cartes de visite sur soi, afin de pouvoir les transmettre facilement aux collaborateurs lors des rencontres professionnelles.
Préparer la valise : penser au professionnel sans oublier le personnel
La dernière avant de partir en voyage d’affaires consiste à préparer la valise. Si vous organisez le voyage pour votre collaborateur ou supérieur, vous pouvez alors lui établir une petite check-list pour qu’il n’oublie rien. L’enjeu est de réussir à combiner les affaires personnelles et les indispensables professionnels.
Choisissez d’abord le type de bagage, en vous rappelant que le plus pratique est de voyager léger (valise-cabine, bagage à main…). Ensuite, si le trajet se fait en avion, pensez à vérifier les exigences des compagnies aériennes (objets tranchants, contenants pour liquide, taille du bagage…).
Dans la valise, pensez à prendre tout le nécessaire pour travailler : documents, ordinateur, téléphone, tablette, ainsi que tous les chargeurs qui vont avec. Côté personnel, allez à l’essentiel en tenant compte de la météo et des équipements déjà présents à l’hôtel (sèche-cheveux, serviettes, shampoing…). L’objectif est alors de choisir des tenues adaptées aux événements (réunion, gala…) sans pour autant surcharger la valise.
La Cadet résidence : votre hôtel à Paris idéal pour un voyage d’affaires
Si vous avez l’occasion de participer à un voyage d’affaires à Paris, la Cadet résidence s’impose comme l’hébergement parfait. Situé dans le 9ème arrondissement, non loin de l’aéroport de Roissy Charles de Gaulle, de la gare Saint-Lazare, de la gare de l’Est et de la gare du Nord, l’hôtel vous propose des appartements et studios entièrement aménagés, parfaits pour un court ou long séjour.
En plein centre-ville et très bien desservi par les transports en commun, l’appart’hôtel vous permet de conserver votre indépendance, tout en profitant du confort des services hôteliers. Vous pourrez alors travailler et vous reposer à votre convenance, et rejoindre tous les quartiers d’affaires de Paris facilement.
Entre deux réunions, ou après une journée de travail bien chargée, vous pourrez également visiter Paris et vous découvrir le quartier de l’Opéra ou de Montmartre, à deux pas de l’hôtel.
L’organisation d’un voyage d’affaires demande beaucoup de rigueur et d’anticipation. Pour vous assurer un séjour professionnel à Paris de qualité, réservez dès maintenant votre chambre à l’hôtel de la Cadet résidence.
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